Microsoft Office로 문서 및 PDF를 암호로 보호하는 방법

Microsoft Office를 사용하면 Office 문서와 PDF 파일을 암호화 할 수 있으므로 암호가 없으면 아무도 파일을 볼 수 없습니다. 최신 버전의 Office는 강력한 암호를 설정했다고 가정하고 신뢰할 수있는 보안 암호화를 사용합니다.

아래 지침은 Microsoft Word, PowerPoint, Excel 및 Access 2016에 적용되지만 프로세스는 다른 최신 버전의 Office에서도 비슷해야합니다.

Microsoft Office의 암호 보호는 얼마나 안전합니까?

Microsoft Office의 암호 보호 기능은 과거에 나쁜 평가를 받았습니다. Office 95에서 Office 2003까지 암호화 체계는 매우 약했습니다. Office 2003 또는 이전 버전에서 암호로 보호 된 문서가있는 경우 널리 사용되는 암호 해독 소프트웨어를 사용하여 암호를 쉽고 빠르게 우회 할 수 있습니다.

Office 2007을 통해 Microsoft는 보안에 대해 더욱 진지하게 생각했습니다. Office 2007은 128 비트 키를 사용하는 AES (Advanced Encryption Standard)로 전환되었습니다. 이것은 널리 안전하다고 간주되며 이제 Office는 암호를 설정할 때 문서를 보호하기 위해 강력한 실제 암호화를 사용합니다. PDF 암호화 기능을 테스트 한 결과 Office 2016에서도 128 비트 AES 암호화를 사용하는 것으로 나타났습니다.

관련 : 암호화 란 무엇이며 사람들은 왜 그것을 두려워합니까?

주의해야 할 두 가지 중요한 사항이 있습니다. 첫째, 문서를 완전히 암호화하는 암호 만 안전합니다. Office에서는 이론상 파일을 "편집 제한"으로 암호를 설정하여 사람들이 파일을 볼 수는 있지만 암호 없이는 편집 할 수 없습니다. 이러한 유형의 암호는 쉽게 해독하고 제거 할 수 있으므로 사람들이 파일을 편집 할 수 있습니다.

또한 Office의 암호화는 .docx와 같은 최신 문서 형식으로 저장하는 경우에만 잘 작동합니다. Office 2003 및 이전 버전과 호환되는 .doc와 같은 이전 문서 형식으로 저장하는 경우 Office는 이전의 안전하지 않은 버전의 암호화를 사용합니다.

그러나 파일을 최신 Office 형식으로 저장하고 "편집 제한"옵션 대신 "암호로 암호화"옵션을 사용하는 한 문서는 안전해야합니다.

Office 문서를 암호로 보호하는 방법

Office 문서를 암호로 보호하려면 먼저 Word, Excel, PowerPoint 또는 Access에서 엽니 다. 화면 왼쪽 상단에있는 "파일"메뉴를 클릭합니다. 정보 패널에서 "문서 보호"버튼을 클릭하고 "암호로 암호화"를 선택하십시오.

이 버튼은 Microsoft Word에서 "문서 보호"로만 이름이 지정되지만 다른 앱에서도 비슷한 이름으로 지정됩니다. Microsoft Excel에서 "Protect Workbook"을 찾고 Microsoft PowerPoint에서 "Protect Presentation"을 찾습니다. Microsoft Access에서는 정보 탭에 "암호로 암호화"단추 만 표시됩니다. 그렇지 않으면 단계가 동일하게 작동합니다.

참고 : 문서 편집 만 제한하려는 경우 여기에서 "편집 제한"을 선택할 수 있지만 앞서 말했듯이 이는 매우 안전하지 않으며 쉽게 우회 할 수 있습니다. 가능하다면 전체 문서를 암호화하는 것이 좋습니다.

관련 : 강력한 암호를 생성하고 기억하는 방법

문서를 암호화 할 암호를 입력하십시오. 여기에서 좋은 비밀번호를 선택하는 것이 좋습니다. 누군가가 문서에 액세스하면 소프트웨어를 크래킹하여 취약한 암호를 쉽게 추측 할 수 있습니다.

경고 : 비밀번호를 잊어 버리면 문서에 액세스 할 수 없으므로 안전하게 보관하세요! Microsoft는 문서 이름과 암호를 적어두고 안전한 장소에 보관할 것을 권장합니다.

문서가 암호화되면 정보 화면에 "이 문서를 열려면 암호가 필요합니다."라는 메시지가 표시됩니다.

다음에 문서를 열면 "파일을 열려면 암호 입력"상자가 표시됩니다. 올바른 암호를 입력하지 않으면 문서를 전혀 볼 수 없습니다.

문서에서 암호 보호를 제거하려면 "문서 보호"버튼을 클릭하고 "암호로 암호화"를 다시 선택합니다. 빈 암호를 입력하고 "확인"을 클릭합니다. Office는 문서에서 암호를 제거합니다.

암호로 보호 된 PDF 파일을 만드는 방법

Office 문서를 PDF 파일로 내보내고 해당 PDF 파일을 암호로 보호 할 수도 있습니다. PDF 문서는 귀하가 제공 한 암호로 암호화됩니다. 어떤 이유로 Microsoft Word에서는 작동하지만 Excel에서는 작동하지 않습니다.

이렇게하려면 Microsoft Word에서 문서를 열고 "파일"메뉴 버튼을 클릭 한 다음 "내보내기"를 선택합니다. 문서를 PDF 파일로 내보내려면 "PDF / XPS 생성"버튼을 클릭합니다.

나타나는 저장 대화창 하단의 "옵션"버튼을 클릭합니다. 옵션 창 하단에서 "암호로 문서 암호화"옵션을 활성화하고 "확인"을 클릭합니다.

PDF 파일을 암호화 할 암호를 입력 한 다음 "확인"을 클릭합니다.

완료되면 PDF 파일의 이름을 입력하고 "게시"버튼을 클릭합니다. Office는 문서를 암호로 보호 된 PDF 파일로 내 보냅니다.

경고 : 비밀번호를 잊어 버리면 PDF 파일을 볼 수 없습니다. 이를 추적하지 않으면 PDF 파일에 대한 액세스 권한을 잃게됩니다.

PDF 파일을 열 때 암호를 입력해야합니다. 예를 들어 Microsoft Edge (Windows 10의 기본 PDF 뷰어)에서 PDF 파일을 열면 암호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다. 이것은 다른 PDF 리더에서도 작동합니다.

이 기능은 특히 민감한 문서를 USB 드라이브 또는 Microsoft OneDrive와 같은 온라인 저장소 서비스에 저장할 때 특히 중요한 문서를 보호하는 데 도움이됩니다.

Windows PC의 Device Encryption 및 BitLocker 또는 Mac의 FileVault와 같은 전체 디스크 암호화는 특히 컴퓨터를 도난당한 경우 컴퓨터의 모든 문서를 보호하는 데 더 안전하고 어렵지 않습니다.