Excel 시트를 PDF로 저장하는 방법

Excel 스프레드 시트를 PDF로 저장하는 것은 혼란 스러울 수 있으며 완성 된 파일은 종종 우리가 원하는 방식과 다르게 보입니다. 시트를 읽을 수있는 깨끗한 PDF 파일로 저장하는 방법은 다음과 같습니다.

PDF로 Excel 파일

Excel 문서를 스프레드 시트 대신 PDF 파일로 저장하려는 경우 많은 시나리오가 있습니다. 예를 들어 더 큰 시트의 특정 부분 만 보내거나 편집 할 수 없도록하려는 경우입니다. 그러나 Excel 파일을 PDF로 변환하는 것은 약간 까다로울 수 있습니다.

우리는 종종 Excel 스프레드 시트를 테두리, 페이지 및 여백이있는 문서로 생각하지 않습니다. 그러나 이러한 파일을 다른 사람에게 읽거나 인쇄하거나 배포 할 수있는 PDF 문서로 변환하는 경우에는주의해야합니다. 파일은 다른 페이지의 임의의 이탈 열이나 너무 작아서 읽을 수없는 셀 크기없이 읽고 이해할 수 있어야합니다.

스프레드 시트를 프리젠 테이션 및 인쇄 가능한 PDF 문서로 바꾸는 방법은 다음과 같습니다.

페이지 설정

Office 2008 이상을 사용하는 경우 페이지 레이아웃 탭으로 이동합니다. 여기에서 페이지 설정 섹션 아래에 그룹화 된 여러 옵션이 표시됩니다. 다음은 처음 세 가지입니다.

• 여백 :  문서의 가장자리와 첫 번째 셀 사이의 공백 크기
• 방향 :  완성 된 파일을 가로 또는 세로로 원하는지 여부
• 크기 :  완성 된 문서의 페이지 크기

이들은 Word 문서에서와 거의 동일하게 작동하므로 완성 된 PDF의 모양에 따라 설정하십시오. 열이 거의없는 경우 대부분의 Excel 스프레드 시트는 세로 방향보다 가로 방향으로 더 읽기 쉽습니다. 세로로 저장된 시트에는 최종 인쇄 영역을 벗어나는 열이있는 경향이있어 문서를 탐색하고 읽기가 매우 어려울 수 있습니다.

또한 최종 레이아웃에 머리글과 바닥 글을 추가 할 수 있습니다. 페이지 설정 섹션의 오른쪽 하단에있는 화살표를 클릭 한 다음 머리글 / 바닥 글 탭을 클릭합니다. Office에서 생성 된 옵션 중 하나를 선택하거나 "사용자 지정"기능을 사용하여 직접 만들 수 있습니다.

또한 출력물의 배경을 변경할 수도 있습니다. 이렇게하려면 페이지 설정에서 배경 버튼을 클릭합니다. 노트북이나 클라우드에서 이미지를 선택할 수 있으며이 이미지는 전체 시트에 바둑판 식으로 배열됩니다.

인쇄 영역 및 피팅 정의

다음으로, PDF로 변환 할 영역과 각 페이지에 포함될 행과 열 수를 결정해야합니다.

영역을 정의하는 첫 번째 방법은 클릭 및 드래그를 사용하여 문서에서 원하는 모든 셀을 선택하는 것입니다. 그런 다음 페이지 설정> 인쇄 영역> 인쇄 영역 설정으로 이동합니다. 이렇게하면 인쇄 될 전체 영역 주위에 얇은 회색 선이 생깁니다. PDF를 만들 때이 영역 밖의 모든 것은 포함되지 않습니다. 왼쪽 하단 모서리에있는 화살표를 클릭하고 시트> 인쇄 영역으로 이동하여 셀을 수동으로 입력 할 수도 있습니다.

Microsoft Word와 마찬가지로 페이지 나누기를 만들어 다른 테이블을 분할 할 수도 있습니다. 이러한 페이지 나누기는 가로 및 세로 모두 가능합니다. 페이지 나누기를 배치 할 셀로 이동하여 리본에서 "페이지 레이아웃"탭을 클릭하고 페이지 설정> 페이지 나누기> 페이지 나누기 삽입을 선택합니다. 이렇게하면 현재 셀의 바로 위와 왼쪽에 나누기가 생성됩니다.

해야 할 또 다른 중요한 일은 Scale to Fit 옵션을 정의하는 것입니다. 페이지 설정의 오른쪽에 너비, 높이 및 비율의 세 가지 옵션이 있습니다. 너비 및 높이 옵션을 사용하면 표의 행 또는 열이 표시 될 페이지 수를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 행이 많지만 열이 몇 개만있는 경우 너비를 한 페이지로 설정하는 것이 이상적입니다. 반면에 배율은 전체 인쇄 영역의 전체 크기를 결정합니다.

시트 옵션

주의해야 할 마지막 메뉴는 시트 옵션입니다. 최종 인쇄 된 시트의 모양에 영향을주는 설정입니다. 전체 시트 옵션에 액세스하려면 시트 옵션 섹션의 왼쪽 하단에있는 화살표를 클릭하십시오.

이 메뉴에서 수행 할 수있는 다양한 사용자 정의에 대한 개요는 다음과 같습니다.

• 제목 인쇄 :  머리글 및 레이블과 같은 모든 페이지에 표시되도록 시트의 특정 행과 열을 고정 할 수 있습니다.
• 격자 선 : 테두리가 그려져 있지 않을 때 나타나는 셀 사이의 선인 격자 선을 표시할지 여부를 설정할 수 있습니다.
• 제목 :  Excel 스프레드 시트의 x 축 및 y 축에 고정 된 알파벳 (A, B, C) 및 숫자 (1, 2, 3) 레이블 인 제목을 표시 할 수 있습니다.
• 주석, 참고 및 오류 : 최종 문서에 포함 된 주석, 참고 및 오류 경고를 표시합니다.
• 인쇄 순서 :  문서를 먼저 만들 것인지 아니면 오른쪽으로 먼저 만들 것인지 설정할 수 있습니다.

이 메뉴에서 최종 문서를 한 눈에 볼 수있는 인쇄 미리보기 화면으로 이동할 수 있습니다. 단축키 Ctrl + P를 사용하여 화면으로 이동할 수도 있습니다.

관련 : Excel에서 주석이있는 워크 시트를 인쇄하는 방법

PDF로 저장 또는 인쇄

문서의 형식이 올바르게 지정되고 모든 설정이 완료되면 두 가지 방법으로 PDF를 만들 수 있습니다.

Excel에서 파일을 PDF로 저장하려면 다른 이름으로 저장 대화 상자를 열고 "파일 형식"드롭 다운 메뉴에서 PDF를 선택합니다. 또는 내보내기> XPS / PDF로 내보내기로 이동할 수 있습니다. 여기에서 몇 가지 옵션이 있습니다. 문서의 최종 품질 및 파일 크기를 결정하는 표준 또는 최소에 대해 파일을 최적화할지 여부를 결정할 수 있습니다. 그런 다음 "옵션"을 클릭하여 게시 할 영역을 선택할 수 있습니다.

• 선택 :  선택한 현재 셀
• 활성 시트 :  현재있는 시트
• 전체 통합 문서 :  작업중인 현재 파일의 모든 통합 문서
• 표 :  Microsoft Excel을 통해 생성 한 정의 된 표

설정 한 인쇄 영역을 완전히 무시하도록 선택할 수도 있습니다.

파일을 PDF로 인쇄 할 수도 있습니다. Microsoft에는 프린터 드롭 다운 메뉴에서 선택할 수있는 Microsoft Print to PDF라는 내장 PDF 프린터가 있습니다. Adobe PDF, Foxit 또는 PDF Xchange와 같은 다른 PDF 드라이브가있는 경우 이들 중 하나를 사용할 수도 있습니다. "인쇄"를 클릭하기 전에 인쇄 미리보기를 통해 모든 것이 올바르게 보이는지 확인하십시오.

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