Microsoft Word 문서의 크기를 줄이는 방법
Word 문서는 많은 포함 된 이미지, 글꼴 및 기타 개체가있는 크고 비정상적으로 길고 복잡한 문서를 얻을 수 있습니다. 그러나 전혀 이유가 없어 보이는 문서가 손에 닿지 않는 것처럼 보입니다. 대용량 문서를 처리하는 경우 파일 크기를 줄일 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.
너무 큰 Word 문서가있을 때 가장 먼저 시도 할 것은 이미지를 압축하는 것입니다. 이것은 부분적으로는 How-To Geek와 같은 사이트가이를 수행하는 방법을 설명하는 포괄적 인 기사를 작성했기 때문이며, 부분적으로는 이미지가 항상 이유를 넘어서 Word 문서의 크기를 증가시키는 것처럼 보이기 때문입니다. 이미지가 있으면 도움이 될 것이기 때문에 계속해서 해당 기사에서 작성한 팁을 따라야합니다.
그러나 이미지가 없거나 해당 팁을 따랐고 파일 크기를 더 줄여야하는 경우에는 해결해드립니다. 공유 할 많은 팁이 있으므로 Word 문서의 크기를 줄이는 데 확실히 도움이되는 항목, 도움이 될 수있는 항목 및 귀찮게하지 말아야 할 일반적으로 제안되는 몇 가지 팁으로 분류했습니다. .
시작하자.
문서 크기를 줄이는 데 확실히 도움이되는 팁
발견 한 모든 팁이 유용하지는 않습니다. 때로는 상황에 적용되지 않기 때문입니다 (이미지가 없으면 이미지 압축에 대한 팁이 사용되지 않음). 때로는 팁이 완전히 잘못되었습니다. 이 섹션의 모든 팁을 테스트 했으므로 제대로 작동하는지 알고 있습니다.
문서를 DOCX 형식으로 변환
Microsoft는 Office 2007에서 DOCX 형식을 출시 했으므로 여전히 .doc 형식을 사용하고 있다면 변환 할 때입니다. 최신 .docx 파일 형식은 기본적으로 문서의 내용을 압축하여 ZIP 파일로 작동하므로 .doc 파일을 .docx 형식으로 변환하면 문서 크기가 작아집니다. (이는 Excel (.xls에서 .xslx로), PowerPoint (.ppt에서 .pptx로) 및 Visio (.vsd에서 .vsdx로)와 같은 다른 Office 형식에도 적용됩니다.
.doc 파일을 변환하려면 Word에서 파일을 열고 파일> 정보> 변환을 클릭합니다.
표시되는 프롬프트에서 "확인"을 클릭하고 "저장"버튼을 클릭하면 Word가 문서를 .docx로 변환합니다. Word에서는 새 형식으로 문서의 새 버전을 만들어이 변환을 수행하므로 이전 .doc 버전을 계속 사용할 수 있습니다.
6 개의 이미지, 다양한 표 및 서식 표시가 포함 된 샘플 20 페이지 .doc 파일로이를 테스트했습니다. 원본 .doc 파일은 6,001KB 였지만 변환 된 .docx 파일의 무게는 721KB에 불과했습니다. 원래 크기의 12 %입니다. 아래에서 제안하는 다른 방법은 파일 크기를 줄이기 위해 더 많은 작업을 수행하지 않으므로 .doc 파일이 .docx로 변환 할 수있는 경우 작업이 완료 될 수 있습니다.
사진을 복사하여 붙여 넣는 대신 삽입
문서에 이미지를 복사하여 붙여 넣을 때 Word는이를 처리하는 방법에 대해 특정 가정을합니다. 이러한 가정 중 하나는 붙여 넣은 이미지가 큰 파일 형식 인 BMP 형식이거나 여전히 상당히 큰 PNG 형식이되기를 원한다는 것입니다. 간단한 대안은 이미지를 편집 프로그램에 붙여넣고 JPG와 같은 더 작은 형식으로 저장 한 다음 삽입> 그림을 사용하여 대신 문서에 이미지를 삽입하는 것입니다.
아래의 작은 스크린 샷을 빈 Word 문서에 직접 붙여 넣으면 해당 문서의 크기가 22KB에서 548KB로 늘어났습니다.
해당 스크린 샷을 그림판에 붙여넣고 JPG로 저장 한 다음 해당 JPG를 빈 문서에 삽입하면 문서가 331KB로만 이동했습니다. 이는 40 % 약간 더 작습니다. 더욱이 GIF 형식을 사용하면 문서 크기가 60 % 이상 작아졌습니다. 확장하면 10MB 문서와 4MB 문서의 차이입니다.
물론 항상 이것으로 벗어날 수는 없습니다. 때로는 BMP 및 PNG와 같은 형식이 제공 할 수있는 더 나은 이미지 품질이 필요합니다. 그러나 작은 이미지이거나 초 고화질이 필요하지 않은 경우 더 가벼운 형식을 사용하고 그림을 삽입하면 도움이 될 수 있습니다.
이미지를 저장하는 동안 편집을하십시오
Word에서 이미지를 편집하면 모든 이미지 편집 내용이 문서의 일부로 저장됩니다. 즉, 문서에서 이미지를자를 경우 Word는 원본 이미지를 그대로 유지합니다. 이미지를 흑백으로 변경해도 Word는 원래 풀 컬러 이미지를 그대로 유지합니다.
이로 인해 문서의 크기가 불필요하게 증가하므로 이미지를 변경하고 해당 이미지를 되돌릴 필요가 없다고 확신하는 경우 Word에서 편집 데이터를 삭제하도록 할 수 있습니다.
그러나 문서에서 불필요한 데이터를 제거하는 것보다 먼저 문서에 불필요한 데이터가없는 것이 좋습니다. 자르기 또는 화살표 추가와 같은 간단한 편집을 포함한 모든 편집은 문서에 이미지를 삽입하기 전에 이미지 편집기에서 수행하는 것이 가장 좋습니다.
한 번에 모든 이미지 압축
예, 처음에이 기사는 파일 크기를 줄이는 다른 방법 에 관한 것이라고 말 했지만이 주제에 대한 대부분의 기사는 이미지를 한 번에 하나씩 압축하는 방법 (기사 포함)과 여기 How-To Geek에서 설명합니다. 우리는 일을하는 더 나은 방법을 찾는 것입니다.
파일> 다른 이름으로 저장> 추가 옵션을 클릭합니다. (자동 저장이 설정된 OneDrive가있는 경우 "다른 이름으로 저장"이 아닌 "사본 저장"이있을 수 있습니다.)
그러면 몇 가지 추가 옵션에 액세스 할 수있는 "다른 이름으로 저장"대화 상자가 열립니다. 도구> 그림 압축을 클릭합니다.
그러면 모든 이미지에 적용 할 압축을 한 번에 결정할 수있는 "그림 압축"패널이 열립니다.
"이 그림에만 적용"옵션은 전부 또는 전무 도구이기 때문에 회색으로 표시됩니다. 문서를 저장할 때 모든 이미지에 이러한 옵션이 적용되거나 아무것도 적용되지 않습니다. 따라서 다른 이미지에 대해 다른 옵션을 선택하려면이 방법이 작동하지 않습니다. 그러나 모든 이미지를 한 번에 압축하려는 경우이 옵션을 사용할 수 있습니다.
선택 사항을 선택하고 "확인"을 클릭 한 다음 모든 이미지를 압축하여 문서의 새 버전을 저장합니다.
문서에 글꼴 포함 중지
멀리 떨어진 은하계에서 비정상적인 글꼴을 사용하지 않는 한 문서를 공유하는 모든 사람이 Word 사본 (또는 Libre Office와 같은 무료 대안)을 사용하여 읽을 수있을 것이 거의 확실합니다. 그렇다면 글꼴을 포함하여 파일의 공간을 낭비하려는 이유는 무엇입니까? 파일> 옵션> 저장으로 이동하여 "파일에 글꼴 포함"옵션을 해제하여이 문제를 중지하십시오.
이것이 큰 차이가 없을 것이라고 생각할 수도 있지만 틀릴 것입니다. 글꼴 포함이 켜져 있고 "일반적인 시스템 글꼴 포함 안 함"옵션이 꺼져있는 경우 파일 크기 차이는 거의 2MB입니다. "공통 시스템 글꼴 포함 안 함"이 켜져 있어도 (즉, Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman 등과 같은 글꼴이 포함되지 않음) 파일은 여전히 거의 1.3MB 더 큽니다.
예, 문서에 글꼴 포함을 중지하십시오.
관련 : Word에서 기본 글꼴을 설정하는 방법
가능한 경우 다른 파일 포함 중지
최근에 Word 문서에 Excel 스프레드 시트를 포함하거나 연결하는 방법을 보여 드렸습니다 (PowerPoint 프레젠테이션 또는 Visio 다이어그램과 같은 다른 파일에서도 가능). 스프레드 시트를 포함하는 대신 링크 할 수 있다면 Excel 파일 크기의 대부분을 절약 할 수 있습니다. 링크 된 스프레드 시트가 여전히 약간의 크기를 추가 할 것이기 때문에 모든 것을 저장하지는 않지만 링크가있는 문서는 전체 삽입보다 훨씬 작습니다. 물론 연결에는 단점과 이점이 있으므로이를 수행하기 전에 해당 기사를 읽고 이해해야합니다.
문서 축소판 저장 중지
예전에는 Word를 통해 문서의 축소판 이미지를 저장할 수 있으므로 Windows에서 파일 탐색기에서 미리보기를 표시 할 수 있습니다. 요즘 파일 탐색기는이 작업을 자체적으로 수행 할 수 있으며 Word의 도움이 필요하지 않지만 문서에는 여전히 옵션이 있습니다. 721KB 테스트 문서에서이 옵션을 켜면 파일 크기가 3247KB로 늘어났습니다. 이는 원본 파일 크기의 4.5 배입니다. 이 설정은 파일> 정보> 속성> 고급 속성에서 찾을 수 있습니다.
"모든 Word 문서의 축소판 저장"체크 상자를 끄고 "확인"을 클릭하십시오.
이 옵션의 이름은 "모든 Word 문서"라고 표시되어 있지만 여기에서 해제하면 열려있는 문서에만 영향을 미치기 때문에 약간 오해의 소지가 있습니다. 문서를 만들 때이 기능이 기본적으로 설정되어 있으면 Normal.dotx 템플릿에서 해제해야하며 방법을 잘 모르겠 으면 Microsoft에서이 작업을 수행하는 훌륭한 지침을 제공합니다.
"다른 이름으로 저장"대화 상자에서이 설정을 끌 수도 있습니다. 여기서 약간 더 정확한 "섬네일 저장"이라고합니다.
문서에서 개인 및 숨겨진 정보 제거
개인 정보는 문서의 크기를 증가시킬뿐만 아니라 독자가 원하지 않는 정보를 독자에게 제공 할 수 있습니다. 숨겨진 것으로 서식이 지정된 정보가있을 수도 있습니다. 문서에이 숨겨진 텍스트가 필요하지 않은 경우 제거하지 않는 이유는 무엇입니까?
파일> 정보> 문제 확인으로 이동 한 다음 "문서 검사"버튼을 클릭하여 문서에서 불필요한 정보를 제거합니다.
"문서 속성 및 개인 정보"가 켜져 있는지 확인한 다음 "검사"를 클릭합니다. Inspector 실행이 완료되면 "문서 속성 및 개인 정보"섹션에서 "모두 제거"를 클릭합니다.
이 작업은 테스트 파일 크기를 7KB로 줄 였으므로 엄청난 양이 아닙니다. 그러나 파일에서 개인 정보를 제거하는 것이 좋으므로 어쨌든이 작업을 수행해야합니다. 이 데이터를 제거한 후에는 복구 할 수 없으므로 제거하기 전에 이동해도 괜찮은지 확인하십시오. "보이지 않는 콘텐츠"및 "숨겨진 텍스트"옵션에 대해 동일한 작업을 수행 할 수 있지만 이렇게하면 숨겨진 콘텐츠가있는 경우에만 파일 크기가 작아집니다.
자동 복구 끄기 (감히 경우)
Word의 뛰어난 기능 중 하나는 실제로 모든 Office 앱의 뛰어난 기능 중 하나이며 자동 복구입니다. 이 기능은 작업하는 동안 파일을 정기적으로 백업하므로 Word가 충돌하거나 컴퓨터가 예기치 않게 다시 시작되는 경우 (예 : Windows가 밤새 시스템 업데이트를 수행하는 경우) 다음에 시작할 때 열려있는 문서의 자동 복구 된 버전이 표시됩니다. 워드. 물론 이러한 모든 버전은 파일 크기를 추가하므로 자동 복구를 해제하면 파일 크기가 작아집니다.
파일> 옵션> 저장으로 이동하여 "[x 분]마다 자동 복구 정보 저장"옵션을 끕니다.
이것은 즉각적인 차이를 만들지는 않지만 작업 할 때 파일에 새 자동 복구 버전이 추가되는 것을 중지합니다.
더 이상 자동 복구 버전을 사용할 수 없으므로 Word가 충돌하거나 예기치 않게 닫히면 마지막으로 저장 한 이후의 모든 작업이 손실됩니다.
모든 것을 새로운 문서로 복사
문서에서 작업 할 때 Word는 도움을주기 위해 백그라운드에 다양한 항목을 저장합니다. 가능한 경우 이러한 기능을 해제하는 방법과 Word에서 수집하는 데이터를 삭제하는 방법을 보여 주었지만 문서에는 필요하지 않은 항목이있을 수 있습니다. 이러한 종류의 문서 크기 크립의 대상이되는 경우 새 문서를 만든 다음 모든 문서를 여기에 복사 할 수 있습니다.
새 빈 문서를 만들어 시작합니다. Ctrl + A를 눌러 현재 문서의 모든 콘텐츠를 선택합니다. 새 문서에서 Ctrl + V를 눌러 모두 붙여 넣습니다. 이렇게하면 텍스트, 섹션, 서식, 페이지 레이아웃 옵션, 페이지 번호 매기기 등 필요한 모든 것이 복사됩니다.
새 문서에는 이전 백그라운드 저장, 자동 복구 정보 또는 이전 버전이 없으므로 파일 크기가 줄어 듭니다.
이렇게하면 이미지의 모든 편집 데이터가 복사되므로 모든 항목을 새 문서로 복사하기 전에 먼저 원본 문서에서 해당 데이터를 제거 할 수 있습니다. 그렇지 않다면 큰 문제가 아닙니다. 새 문서에서 여전히 제거 할 수 있습니다.
몇 킬로바이트에서 많은 메가 바이트까지 가능하기 때문에 이것이 얼마나 절약 될지는 말할 수 없지만 문서에서 가능한 한 많은 지방을 제거하려면 항상 가치가 있습니다.
보너스로, 우리는이 복사 / 붙여 넣기를 새 문서 트릭에 추가하여 다른 방법으로는 추적하기 어려운 Word 문서의 이상한 오류를 해결하는 것을 보았습니다.
것을 팁 세력의 도움말 문서의 크기를 줄입니다
일부 팁이 도움이 될 것 같지만 긍정적 인 결과를 얻지 못했습니다. 파일 크기를 줄이는 데 도움이되지 않는다고 말하는 것은 아니지만 이점을 얻으려면 특정 상황이 필요한 것 같습니다. 먼저 이전 섹션의 팁을 시도한 다음 필요한 경우이를 제공하는 것이 좋습니다.
백그라운드 저장 끄기
문서가 더 복잡하고 저장 한 후 시간이 오래 걸릴수록 "저장"버튼을 클릭 할 때 저장하는 데 더 오래 걸릴 수 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 Word에는 파일> 옵션> 고급에 "백그라운드 저장 허용"이라는 설정이 있습니다.
이 설정은 기본적으로 활성화되어 있으며 작업 할 때 문서를 백그라운드에 저장합니다. 아이디어는 "저장"을 클릭하면 저장할 변경 사항이 적어 지므로 훨씬 빨리 저장된다는 것입니다. 이것은 Word가 비례 적으로 더 많은 양의 시스템 리소스를 차지하던 시절로 거슬러 올라갑니다. 최신 시스템에서는 특히 매우 길거나 복잡한 문서를 편집하지 않는 경우에는 필요하지 않을 것입니다.
배심원은 이것이 파일 크기에 차이를 만드는지 여부를 결정합니다. 이 설정을 사용하여 문서를 열어 두어도 테스트 문서의 크기에는 아무런 차이가 없었 습니다 (자동 복구를 켜두면 파일 크기 가 커짐). 약 30 분 동안 수정해도 "백그라운드 저장 허용"의 설정 여부에 관계없이 문서 크기가 크게 변경되지 않았습니다. 이 기능을 끄더라도 문서 저장 속도가 변경되지 않았습니다.
요컨대, 이것은 당신에게 달려 있습니다. 이 기능을 꺼도 파일 크기가 줄어들지 않으면 Word가 문서를 자동으로 저장하기 위해 수행하는 모든 작업이 좋은 것이기 때문에 파일 크기를 그대로 두십시오.
RTF로 변환 한 다음 DOCX로 다시 변환
RTF는 서식있는 텍스트 형식의 약자이며 일반 텍스트보다 약간 더 많은 서식을 제공하지만 DOCX의 모든 종소리와 휘파람을 제공하지 않는 문서의 개방형 표준입니다. DOCX를 RTF로 변환하는 아이디어는 RTF를 DOCX 파일로 다시 저장할 때 파일 크기가 더 작아 지도록 모든 추가 서식과 숨겨진 데이터를 제거한다는 것입니다.
20 페이지, 721KB 테스트 문서를 RTF로 변환하면 파일 크기가 19.5MB로 변경되었습니다 (작은 파일을 원한다면 RTF를 사용하지 마십시오). 다시 DOCX로 변환하면 714KB의 파일이 생성되었습니다. 이는 7KB (1 % 미만)를 절약 한 것이며 RTF는 우리가 사용한 간단한 테이블 형식 중 일부를 처리 할 수 없었기 때문에 다시 형식을 지정해야했습니다. 이로 인해 크기가 721KB로 다시 증가했습니다.
이것은 특히 최신 DOCX에 RTF가 처리 할 수없는 서식 기능이 너무 많은 경우 문서에 많은 이점이없는 것 같습니다.
HTML로 변환 한 다음 다시 DOCX로 변환
이것은 HTML이 웹 형식이라는 점을 제외하면 RTF로 변환하는 것과 동일한 아이디어입니다. 우리의 변환 테스트는 RTF를 사용하는 것과 거의 동일한 결과를 보여주었습니다.
721KB DOCX 파일에서이 작업을 시도한 결과 383KB HTML 파일로 변환되었습니다. 다시 DOCX로 변환하면 714KB 파일이 생성되었습니다. 그것은 1 % 절약이지만, 형식, 특히 헤더를 엉망으로 만들었고, 이것들은 다시해야 할 것입니다.
문서의 압축을 풀고 압축
DOCX 문서는 7-Xip 또는 WinRar로 만든 아카이브와 같은 압축 파일입니다. 즉, 해당 도구 중 하나를 사용하여 열어서 모든 내용을 볼 수 있습니다. 한 가지 팁은 DOCX에서 모든 파일을 추출하고 압축 된 아카이브에 추가 한 다음 해당 아카이브의 이름을 DOCX 파일 확장자로 바꾸는 것입니다. Presto 님, 압축 된 Word 문서가 있습니다! 이론적으로 이것은 그럴듯하게 들리지만 7-Zip과 WinRar 및 다양한 아카이브 형식을 모두 사용하여 우리가 만든 .docx 파일을 열려고 할 때마다 Word에서 파일이 손상되었다고 알려줍니다.
이 아이디어에는 약간의 장점이있을 수 있습니다. 721KB 파일은 72KB에 불과했습니다.하지만 작업을 위해 많은 시간을 할애하고 싶지 않으면 권장하지 않습니다. 또한 저장은 압축 프로세스가 Word에서 문서를 열지 못하게하는 무언가를 제거 / 압축했기 때문일 수 있지만 확신 할 수는 없습니다.
차이를 만들지 않을 가능성이있는 일반적으로 제안되는 팁
그 인터넷 주위에 떠있는 몇 가지 제안이 있습니다 소리가 분별하지만 훨씬 효과의가없는 것입니다. 그것은 당신이 그것을 시도해서는 안된다는 것을 말하는 것이 아니라 문서 크기에 많은 영향을 기 대해서는 안됩니다.
문서의 이전 버전 제거
Word는 작업 할 때 문서의 이전 버전을 유지합니다. 이것은 자동 저장 기능이며 일부 사람들은 파일> 정보> 문서 관리로 이동하여 이전 버전을 제거하여 삭제하는 것이 좋습니다.
그러나 이전 버전은 Word 문서가 아닌 Windows 파일 시스템에 저장되기 때문에 그렇게 할 필요가 없습니다. 삭제해도 문서가 더 작아지지는 않습니다. 문서 내에서 이전 버전 정보를 제거하려면 콘텐츠를 새로운 문서에 복사하거나 파일> 다른 이름으로 저장을 수행하여 이전에 제안한대로 새 문서에 저장합니다.
서식이 아닌 텍스트 만 붙여 넣기
한 문서에서 현재 문서로 복사하여 붙여 넣으려면 다른 붙여 넣기 옵션을 사용할 수 있습니다.
"붙여 넣기"단추를 클릭하거나 Ctrl + V를 누를 때 사용되는 기본 옵션은 "원본 서식 유지"입니다. 기본이 아닌 글꼴 및 굵게, 기울임 꼴 등과 같은 서식을 복사합니다. 그러나 대신 "텍스트 만 유지"옵션을 클릭하면 형식을 제거하여 파일 크기를 줄입니다.
모든 페이지의 텍스트에 다양한 서식이 적용된 20 페이지 문서로이 작업을 시도했으며 평균 크기 차이는 페이지 당 2KB 미만이었습니다. 이 수 당신이 0.5 MB 주위까지 총 것 250+ 페이지 문서를 가지고있는 경우에 중요 할 수 있지만, 당신은 정말 결코 서식 250 페이지 Word 문서를해야 할 것입니까? 대부분 읽을 수 없으므로 서식을 다시 추가하면 절약 된 비용을 잃게됩니다.
이 방법의 모든 이점은 위에서 제공 한 팁에 달려 있습니다. 전체 문서를 복사하여 새 문서에 붙여 넣어 이전 버전, 이전 편집 변경 등을 제거합니다.
페이지 크기 변경
Word에서는 레이아웃> 크기로 이동하고 기본 "Letter"크기를 변경하여 페이지 크기를 변경할 수있는 옵션을 제공합니다. 더 작은 것을 선택하면 그에 대해 떠오르는 팁이 있지만“A4”와 같은 비슷한 크기는 다른 독자들이 알아 채지 못할 것이고 작은 크기를 절약 할 수 있습니다.
우리는 721KB의 "Letter"크기를 사용하는 20 페이지 문서로 이것을 시도했습니다. 크기를 "A4", "A5"( "A4"의 절반 크기) 및 "B5"로 변경했으며 문서는 매번 721KB를 안정적으로 유지했습니다. 즉, 파일 크기에 전혀 차이가 없습니다.
언어 데이터 삽입 중지
파일> 옵션> 고급에 "언어 데이터 포함"이라는 설정이 있으며 여러 위치에서이 기능을 끄라는 팁을 볼 수 있습니다. 표면적으로 이것은 합리적으로 들립니다. 추가 언어 데이터가 문서의 크기를 증가시키지 않을까요?
간단히 말해서 최신 .docx 파일을 사용하는 경우 대답은 '아니요'입니다. Word는 배후에서 언어 데이터를 처리하며 문서의 공간을 차지하지 않습니다.
이 옵션을 끄면 이전 .doc 파일에 약간의 차이가있을 수 있지만 필기 도구를 사용하고 Word에 저장할 "필기 인식 수정 정보"가있는 경우에만 가능합니다. 그렇지 않으면 전혀 차이가 없습니다.
이것은 Word 파일의 크기를 줄일 수있는 방법에 대한 상당히 포괄적 인 목록이지만, 우리는 항상 새로운 방법을 시도 (또는 debunk) 할 수있는 방법을 찾고 있습니다. 우리가 놓친 기술을 알고 있다면 댓글을 달아주세요. 우리는 그것을 확인하겠습니다!
